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Salädchen
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Alles im Blick

Betriebliche Kennzahlen übermittelt das neue IT-System von Salädchen übersichtlich und in Echtzeit auf Mobilgeräte.

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Alles im Griff

Viele zeitaufwändige Aufgaben laufen bei Salädchen dank moderner IT inzwischen nahezu vollständig automatisiert ab – zum Beispiel die Personalerfassung mitsamt Abrechnung.

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Alles in einer Hand

Schluss mit unterschiedlichen Service-Hotlines: Salädchen-Mitarbeiter wernden sich in allen IT-Fragen an pro.net.expert.

DIE SALÄDCHEN-STORY:

HÖHERE WETTBEWERBS­FÄHIGKEIT UND STABILES WACHSTUM – SO PROFITIEREN GASTRONOMIE­KETTEN UND FRANCHISES VON MODERNER IT.

Die Verwaltung der Personalerfassung mit umständlichen Stundenzetteln läuft zeitlich aus dem Ruder. Die abzustempelnde Bonuskarte bringt nicht den gewünschten Erfolg in der Kundenbindung. Für die Berechnung von Zuschlägen auf den Lohnzetteln fallen in der Buchhaltung regelmäßig Überstunden an. Die Steuerberatungskosten steigen kontinuierlich. Und zu guter Letzt: Einige Filialen verbrauchen durchschnittlich einige Prozent mehr Zutaten als andere Filialen – bei teilweise niedrigeren Umsätzen und höherem Krankenstand. Wer wie Peter Heinzmann in der Großgastronomie arbeitet, kennt diese Probleme.

Heinzmann ist Geschäftsführer und Mitgründer des Fast-Casual-Dining-Franchisesystems Salädchen und eröffnete vor kurzem die 13. Filiale. Das Besondere an dieser und den drei zuvor eröffneten Filialen: Erstmals kommt darin ein neues IT-Konzept zum Einsatz, das nicht nur die angesprochenen Probleme löst oder stark vereinfacht, sondern Franchisegeber und -nehmern viele weitere Vorteile bringt.

IT spielt in Franchise­­hand­büchern oft nur eine untergeordnete Rolle.

pro.net.expert. liefert entscheidenden Mehrwert.

Ein Franchisehandbuch mit ausführlichem Filial- und Marketingkonzept ist das Mindeste, das frische Franchisenehmer erwarten. Unternehmer, die eine neue Salädchen-Filiale eröffnen, erhalten darüber hinaus neuerdings ein vollständiges IT-Konzept. „Wir möchten damit unseren Partnern einen entscheidenden Mehrwert gegenüber anderen Franchisesystemen im Gastronomiebereich bieten, die dieses Thema häufig nur stiefmütterlich oder gar nicht behandeln“, sagt Heinzmann. Das Konzept stammt von dem auf Systemgastronomie und Franchisesysteme spezialisierten IT-Spezialisten pro.net.expert., der den Leitfaden auch bereits erfolgreich in mehreren Filialen umgesetzt hat.

Salädchen: von Marburg bis Hamburg.

Salädchen ist eine Erfolgsgeschichte, die 2010 im idyllischen Marburg beginnt und mit inzwischen 13 Filialen – unter anderem in Großstädten wie Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg oder Köln – weitergeschrieben wird. Mit der Expansion in Metropolen steht das Unternehmen aber vor zwei neuen Herausforderungen: Zum einen funktioniert das stark auf Verniedlichung bauende Ursprungskonzept in ländlichen Gebieten besser, als in der Stadt. Um auch in größeren Städten zu bestehen, entwickelte Salädchen ein neues Marketingkonzept und überarbeitete das Filialdesign. Geradliniger und urbaner sollten die neuen „Lädchen“ werden.

„Wir haben erkannt, dass wir nicht wie bisher weitermachen können.“

Erst IT ermöglicht objektive Entscheidungskriterien.

Zum anderen ist es ab einer gewissen Unternehmensgröße schwierig, ohne einheitliche IT-Infrastruktur in den Filialen, die Übersicht zu behalten, geschweige denn weiter zu wachsen. Daher kommt nun in allen neu eröffneten Filialen der gleiche technische Unterbau zum Einsatz, der gleichzeitig sämtliche Vorzüge moderner, vernetzter Systeme bietet.

Heinzmann: „Wir haben erkannt, dass wir nicht wie bisher weitermachen können – insbesondere im Bereich Controlling.“ Aus diesem Grund wurde darauf geachtet, dass die neue IT-Lösung von pro.net.expert. alle wichtigen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen liefert. Dazu gehören zum Beispiel der Personal- und Wareneinsatz oder der Durchschnittsbon, der angibt, wieviel ein Gast durchschnittlich konsumiert. Diese Informationen schickt das System nahezu in Echtzeit auf die Smartphones oder Laptops der Unternehmenslenker, welche die Daten auf Wunsch nach Uhrzeit oder Standort filtern können. An welchen Wochentagen werden in welchen Filialen die höchsten Umsätze zwischen 12 und 14:30 Uhr mit welchen Produkten getätigt? Oder wie lange ist die durchschnittliche Wartezeit eines Gastes während der Stoßzeiten?

Die Antworten auf derartige Fragen zeigt Franchisepartnern und -gebern gleichermaßen bisher unerschließbares Wachstums- und Optimierungspotenzial auf. Die Wartezeit etwa wurde aufgrund der neuen Fülle an Informationen und Statistiken als zu hoch eingestuft. Dem wirkte Salädchen mit der Einführung der „Lieblinge“, also Favoriten mit klingenden Namen wie „Knackige Kathi“, „Schlanker Stefan“ oder „Würziger Willy“, entgegen. Die „Lieblinge“ haben den Bestellprozess objektiv, also messbar, beschleunigt. Ohne IT würden derartige Entscheidungen rein subjektiv und mit starker zeitlicher Verzögerung getroffen werden.

Ein weiteres Beispiel für Optimierungspotenzial sind Wetterdaten, die laut Heinzmann künftig in das digitale Konzept einfließen sollen. Denkbar wäre, dass das elektronische Menüboard vor dem Eingang bei kühlem Wetter vermehrt warme Suppen anzeigt.

IT-Konzept: Vor der Kür kommt die Pflicht.

Planungssicherheit für Franchisenehmer.

Von der stetig wachsenden Datenbasis, die sich vor allem aus den Vergleichsdaten der Filialen speist, profitieren auch potenzielle Franchisenehmer. Fundierte Statistiken erhöhen schließlich deren Planungssicherheit. Heinzmann kann interessierten Unternehmern dank der besseren Datenlage noch detailliertere Kostenpläne präsentieren, als dies früher der Fall war. Wie hoch ist die durchschnittliche Investitionssumme? Mit welchen Umsätzen ist zu rechnen? Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis sich die Investition am neuen Standort rentiert? Die fundierten Antworten auf diese Fragen ermöglichen Franchisenehmern zuverlässige Zukunftsprognosen.

Das Stichwort Automatisierung von Geschäftsprozessen fasst einen weiteren wichtigen Vorteil eines ausgeklügelten IT-Konzepts zusammen. Personalerfassung ist ein solcher Prozess, der insbesondere im Gastronomiebereich eine zentrale Rolle spielt. Mitarbeiter melden sich per Tablet zur Arbeit an. Anhand der gespeicherten Arbeitszeiten erstellt das neue IT-System von Salädchen automatisch die Lohnabrechnung und leitet diese an das DATEV-System des Steuerberaters weiter. Der muss nun keine einzelnen Buchungen mehr bearbeiten, sondern nimmt nur noch die Abschlussprüfung vor. Dieser beträchtliche Zeitvorteil schlägt sich auch in wesentlich niedrigeren Steuerberatungskosten nieder.

pro.net.expert. führt Salädchen durch den digitalen Dschungel.

Nun schreibt sich ein IT-Konzept nicht von selbst und vielen Gastwirten fehlt neben dem gastronomischen Betrieb die Zeit, sich um IT-Fragen zu kümmern und einen Überblick über den komplexen IT-Dschungel zu gewinnen. In diesem befand sich auch Peter Heinzmann. Wie viele seiner Branchenkollegen investierte er viel Zeit auf Messen und Informationsveranstaltungen – ursprünglich auf der Suche nach einer neuen, besseren Kassenlösung. Aber auch das Thema digitalisierte Kundenbindung war für ihn interessant. Ebenso eine neue Personalsoftware. Doch wie gut würden die einzelnen Komponenten zusammenarbeiten? Auch der Ausblick, sich bei IT-Problemen an jeweils unterschiedliche Ansprechpartner wenden zu müssen, gefiel ihm nicht.

Heinzmann sprach mit Dieter Nass über seine Sorgen hinsichtlich der geplanten IT-Runderneuerung, mit der er nur schleppend vorankäme. Nass ist Geschäftsführer der Business Community, der Einkaufsgemeinschaft des Deutschen Franchiseverbandes, und ist im Franchiseumfeld bestens vernetzt. Er stellte den Kontakt zu dem nahe München angesiedelten IT-Beratungsunternehmen pro.net.expert. her, von dem Nass wusste, dass es über langjährige Erfahrung aus der Großgastronomie verfügt. Er schlug Heinzmann eine professionelle IT-Konsultation durch die Münchner vor.

Gesucht: IT-Experten, die sich auch in der Groß­gastronomie auskennen.

Nachdem die ersten Treffen positiv verliefen, startete im Juli 2017 die Konzeptphase, die knapp drei Monate später zum ersten Mal in der neu eröffneten Hamburger Filiale in die Praxis umgesetzt wurde. „Die Fachleute bei pro.net.expert. kennen sich nicht nur mit den für uns relevanten Business-Applikationen aus, sondern auch mit den typischen Geschäftsprozessen in der Systemgastronomie. Der letzte Punkt war für unsere Entscheidung zugunsten pro.net.expert. ausschlaggebend“, sagt Heinzmann.

Bevor das IT-Konzept erarbeitet wurde, erfolgte die Beratung in Form eines Workshops in der Marburger Salädchen-Zentrale. Darin wurden die individuellen Geschäftsabläufe von Salädchen genau analysiert und die gewünschten Ziele abgesteckt, die mit Hilfe von Digitalisierung erreicht werden sollten.

Neben der Beratungsleistung besteht ein wesentlicher Vorteil eines Systemhauses wie pro.net.expert. für den Gastronomen darin, dass er sich in allen technischen Fragen oder Störungen an einen zentralen Ansprechpartner wenden kann. Egal ob die Störung im Kassensystem, in der angeschlossenen Personal-, Loyalty- oder Warenwirtschaftssoftware, der Telefonanlage oder einer anderen Soft- oder Hardwarekomponente eines beliebigen Drittherstellers auftritt: Jeder Mitarbeiter einer Salädchen-Filiale kann sich an einen Helpdesk-Mitarbeiter bei pro.net.expert. wenden, der mit dem kompletten System vertraut ist.

Betriebswirt­schaftliche Stellschrauben für den Unternehmens­erfolg.

Sobald die eng miteinander verzahnten Softwarekomponenten ihre Arbeit aufnehmen, beginnt die Suche nach Verbesserungspotenzial innerhalb der komplexen Geschäftsprozesse. Sehr wichtig ist das mit dem Kassensystem verbundene Warenwirtschaftssystem. „Wenn Sie zum Beispiel nur ein Prozent ihres bisherigen Wareneinsatzes, also der eingekauften Zutaten, einsparen können, hat sich das System auf lange Sicht bereits gelohnt“, erklärt pro.net.expert.-Geschäftsführer Martin Böhm. Die Erfahrung zeige aber, dass die zahlreich vorhandenen betriebswirtschaftlichen Stellschrauben unzählige Optimierungsmöglichkeiten böten.

Diese Optimierungen führen zu Einsparungen, führt Heinzmann weiter aus, ohne die Salädchen nicht gegen die Konkurrenz im Segment des gesunden Fast-Casual-Dinings bestehen könne. Auch die hohen Mietpreise in guten Geschäftslagen müssten durch effizientes Wirtschaften ausgeglichen werden. Am Ende steht ein konkurrenzfähiges Geschäftsmodell auf Basis straffer, effizienter Arbeitsabläufe. Das Ziel: Eine stabile Gewinnmarge zu gewährleisten unter Beibehaltung von Frische und Qualität der Speisen zu wettbewerbsfähigen Preisen.

Angehenden Franchisegebern rät Heinzmann, das Thema Controlling von Anfang an unter Zuhilfenahme moderner, professioneller Businessapplikationen – und damit ist ausdrücklich nicht Standardsoftware wie Excel & Co gemeint – in den Fokus zu rücken. Auf diese Weise werden Geschäftsrisiken minimiert und das Franchiseunternehmen steht früh auf soliden Füßen. Nur so ist eine stabile Expansion möglich.

DAS SAGEN WEITERE KUNDEN ÜBER UNS.

Dietmar Klatte (Leiter IT)

“Die Migration und der Betrieb des Netzwerks liefen absolut reibungslos. Durch das Know-how und die breite Erfahrung von der pro.net.expert. GmbH mussten wir keinen weiteren Netzwerkadministrator einstellen und konnten trotz moderner und komplexerer Netzwerkinfrastruktur an Personalkosten einsparen.”

C. OETTINGER (IT-Beauftrager)

“Zuerst nochmal ganz herzlichen Dank für Ihren großartigen Einsatz gestern! Ihre Doku ist schon mal super! Noch genauer muss man da gar nicht werden. Wir haben hier schon die erste Verbindung – die Datenstrecke scheint zu stehen!”